今日からできる！オンライン会議の“マンネリ”を打破する11個の進め方のポイント
目次
テレワークが推進され、オンライン会議の頻度も増加
コロナ禍により、「テレワーク」という働き方が多くの企業で注目されるようになりました。
デル・テクノロジーズ社が2021年5月に日本全国のビジネスパーソン2,373名を対象に調査を実施しています。その結果、全体の78％が週1回以上在宅勤務を実施しており、ほぼ毎日在宅勤務をしていると答えた回答者が36％と最も多くなりました。
新型コロナウイルス感染拡大防止策として、企業が積極的にテレワークを導入していることが分かります。
また、同調査ではリモート会議やリモート商談を行う頻度についても尋ねています。半数以上となる55％が1日1回はリモート会議を実施しているという結果に。回答数が最も多かったのは「1週間に数回リモート会議やリモート商談を行う」で、42％となっています。
このようにテレワークが推進されるほど、オンライン会議の頻度も高くなります。しかし、オンライン会議は「相手の反応が分かりにくい」「同時に話すことができないので、話すタイミングが難しい」などの悩みも出やすく、どのように会議を推進したら良いか迷う方も多いようです。
私たち株式会社ニットは、日本全国・世界33カ国に400人のメンバーがおり、創業時から7年間、フルリモートという形で事業を運営しています。そのため、会議は全てオンラインで実施しており、そのノウハウを活かして、1000人以上を集客したイベントや、企業向けのセミナーなども多数開催してきました。今回はそれらの経験からオンライン会議を主催する際に、”参加者”と”進行役の自分”に向けた11個のポイントを皆様にお伝えしたいと思います。
参加者の参加意識をつくるための4つの実施ポイント
オンライン会議では手元が見えないため、別の作業をし始める人が出てきたりするなど、全員が集中して会議に臨めない環境になりがちです。
メンバーがその会議に目的なくボーっと参加しているだけの時間は非効率であり有意義ではありません。
オンライン会議に限ったことではありませんが、自分の発言や行動に対して誰かのリアクションがあり、そこからさらにコミュニケーションを続けることで、メンバーがやりがいを感じて前向きな気持ちで業務に臨むことができると私は考えます。
参加者が積極的に参加したくなる気持ちをつくるためには、どのような点に気を付けたら良いでしょうか。下記の4つにまとめました。
①できる限り、カメラをオンにして顔出しをしてもらう
オフィスでの会議と同様に、オンライン会議でもお互いの顔を見ることで、相手の反応が分かり、コミュニケーションをとりやすくなります。また、「見られている」という緊張感をつくることができるため、メリハリをつけて会議を進めることができます。ちなみにニット社のオンライン会議では顔出しは必須条件にしています。
顔出しをしなかった場合、相手の状況が読み取りにくい。
顔出しをすることで、相手のリアクションが分かりコミュニケーションがとりやすい。
②テキストメッセージを使用しながら、参加者の意見を吸い上げる
オフィスでの会議でも、挙手して質問をするというのはハードルが高いと思います。さらにオンライン会議は一度に一人しか話すことができないので、質問をするタイミングが分からないという人も多いようです。
そのため、オンライン会議の際は、随時質問の時間やチャットへの書き込み時間を設けましょう。進行役の方が冒頭に「ここに質問や感想を書き込んでください！」とチャットを全員宛に送っておくと、その後の投稿がスムーズになると思います。また、チャットが投稿されたら「なるほど！」「わかりました！」などリアクションとしてメッセージを送るのもおススメです。
③参加者の発言の機会を意図的につくる
最初から最後まで、一人が話し続ける会議や研修はとても辛い状況だと私は考えています。参加者にとっても、オンライン会議において一言も話さず、ただ受動的に聞き続けるというのは集中力が切れてしまいます。集中力は、もって15分強というところかと感じます。そのため、下記のような発言の機会を意図的につくりましょう。
このように参加者が発言する機会を増やすことで、徐々に会議へ参加することが楽しくなり、集中力も高まります。
④Zoomの機能を事前に確認しておく
ビデオツールはさまざまなものがあり、オンラインだからこそ活きる機能もたくさんあります。このように使用するツールの機能を理解しておくことで、会議がマンネリ化せず、活性化につながります。
今回はニット社でよく使っているZoomの機能の詳細についてお伝えします。
進行役が会議全体を進行しつつ、ブレイクアウトルームもその場で操作するのはなかなか難しいです。あらかじめ会議の参加者の中から手助けしてくれる人を共同ホストに設定しておき、その対応をしてもらうと良いでしょう。
参加者が積極的に参加するような会議づくりのためには、ツールの特性を理解し、最大限に活かすということが大切です。
ただ会議を行うのではなく、事前にアジェンダを共有し、「○○についての意見をお伺いします」などディスカッションのポイントを事前に伝えることも手法の1つです。オンライン会議の増加をきっかけに、会議をより活性化できるように全員でやり方などを意識していくのも良いでしょう。
会議の進行役が意識すべき7つのコミュニケーションポイント
対面の会議と大きく異なる点は、オンライン会議では、一度に一人しか話すことができないという点です。そのため、進行役の人が気を配らないと、誰か一人が長く話し続け、他の参加者が聞くだけの会議になってしまいます。
より良い会議ができるように進行役が何をすべきかのポイントを7つお伝えします。
①メンバーの潤滑油になろう
会議では話が長い方、発言が少ない方、初対面の方が多いなどさまざまなメンバーがいます。一方通行のコミュニケーションにならないように、ファシリテーターが間に入って、つなぎ役になることが重要です。
メンバーの発言に対して何らかのリアクションをしたり、「○○さんはどう思う？」など別の方につなげたりするなど、双方向のコミュニケーションを心がけましょう。
進行役が間に入ることにより、両者をつなぐ役割となり、コミュニケーションがスムーズになる。
どんな人でも発言をしたら「みんなはどう思っているかな」と反応が気になると思います。
例えば上司が話した内容を咀嚼して、メンバー全員が共通の認識になるようにしたり、若手の発言に対して「〇〇さんのその意見、〇〇という観点が入ってて、すごく良いですね！」と言いながら、拍手をして褒めます。このようにすることで、その場が明るくなったり、活気付いたりして、発言しやすくなるなど会議が活性化していきます。進行役の人が潤滑油になり、参加者の反応を促しながら会議をリードしていくことが大切です。
②否定をしない（しすぎない）
会議の議題によっては賛成意見・反対意見が出ることももちろんあるでしょう。
建設的で、発言の多い会議にしたいのであれば、発言者の意見は、一旦受け止め、発言してくれたことにまず感謝をしましょう。そして、良い部分を褒め、反対意見については他の誰かに意見を求めていきます。こうすることで、発言者の心理的安全性を確保しながら、良い議論へつなげることができます。
反対意見を活かし、どのように解決策へ導いていくかをメンバーが一緒になって考えることで、チームビルディングにもつながると考えています。
③テンションは1.8倍
オンライン会議の場合、パソコンの画面からでは感情が伝わりにくいです。普段以上に、テンションを高めにし、大きな相槌、溢れんばかりの笑顔、身振り手振りを大きく、リアクションはオーバーにし、会議のメンバーを引き込むことが大切です。
テンションを2倍にすると、少しオーバーリアクションすぎてしまうため、メンバーの方が一歩引いた気持ちになってしまいがちです。そのため、「2倍まではいかないけれど、普段よりは大き目のリアクション」という1.8倍を意識しています。
「会議＝真面目」というイメージを持っている方も多いですが、ある程度の緊張感は持ちつつも、笑顔がある会議の方がメンバーの意見を吸い上げやすいのではないかと私は考えています。
④参加者をランダムに当てる
一定の緊張感を保つために、参加者の人を当てていきましょう。 「当てられたくない」と思っている方は多いと思いますが、自分の意見を口に出すことはとても大切です。実際に発言してみて、褒められると、嬉しくなりさらなる積極性を引き出すことができます。
「対面では中々聞くことができなかったけど、オンライン会議をきっかけにみんなに意見を聞いてみよう」と新たな気持ちで会議に臨んでみることも良いと思います。
⑤人数を意識してディスカッションをする
大人数への報告ではなく、参加者と意見を交わす会議の場合、オンラインでディスカッションする際に、丁度良い人数は3～4人、最大でも7～8人ぐらいかなと思っています。これは色々な人数で試してみた個人的な感想です。
参加人数が少ないほど一人ひとりが話す頻度は増えるため、テーマに応じて人数を調整することをおススメします。
⑥“サクラ役”を用意しておく
普段の会議ではあまり必要ありませんが、全社会議や外部の人を巻き込む会議など「ここぞ！」という会議の時は“サクラ役”を用意しておくことも１つの手段です。
例えば普段から発言が多い人、会議のチャットを盛り上げてくれそうな人など、当日場を盛り上げてくれる人を事前に頼んでおきます。
⑦画面共有にはマーカー引いて目線を集める
画面共有をする際は、パワーポイントのスライドショーの機能で、マーカー引いて、注目を集めます。ペンで図を書いたり、文字を書いたり、絵を描いたりしながら、進行をすることで、より参加者の目を引き付けることができます。
画面に動きがある方が参加者が飽きずに注目し続けてくれると考えています。
マーカーを表示する方法は、Zoomの場合 「コメントを付ける」をクリックし、フォーマをクリックすると線の太さや色を選び書き込むことができます。
マーカーを説明しながら引くことで、大事な部分をタイムリーに伝えることができます。
「オンライン会議＝退屈」という概念を覆そう
「オンライン会議は黙っている時間が多くて退屈」「対面の時以上に参加するのが辛い」という方もいらっしゃるようです。しかし、テレワークの推進でリアルなコミュニケーションは減っているため、オンライン会議の場はある意味貴重なコミュニケーションの時間なのです。
「メンバーは元気かな。」「今日は何か良いことあったのかな。」など些細なことでも良いので、会議の冒頭でお互いの状況を知ることで本題に入った際によりよい議論が生まれやすくなったりします。
今回お伝えした内容で皆様が少しでもオンライン会議に対して前向きに取組んでいけるようになれば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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