事務所を構えるにあたり、一つの場所に留まり続けるのではなく移転を検討することも少なくないでしょう。しかし、事務所を移転するとなった際、どのような手順で進めれば良いかを理解できていない人も多いでしょう。

そこで今回は、事務所を移転する際の流れや必要な手続きについて解説していきます。あわせて、事務所移転にかかる費用を抑える方法やお祝いに最適な贈り物についても紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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事務所移転の流れについて

まずは、事務所移転をする際の流れについて見ていきましょう。

解約通知を出す

まずは事務所を移転するにあたり、ビルのオーナーもしくは管理会社へ解約通知を出さなければいけません。

解約通知は6ヶ月前に出すことが基本となります。スモールオフィスは3ヶ月前という場合もあるなど異なるため、移転を検討している人は契約書を確認しましょう。その際、敷金や委託金の返却時期も確認してください。

また、移転の際は新オフィスに入居できる時期も確認しておきましょう。

原状回復工事を実施

解約通知を出して予約をする際、事務所の原状回復工事を実施しなければいけません。原状回復工事については入居していたビルなどによる独自の決まりがない場合、基本的には事務所を明け渡す期日までに実施すると法律で定められています。

工事業者は指定されている場合は指示に従いますが、もし指定がない場合は自分で探して予約をしなければいけません。

費用についても事務所の状態によって変わりますし、業者によっても異なるため事前に見積もりを依頼しましょう。

特に床や壁紙の破損は、場合によっては全面張り替えとなる可能性もあります。たとえ一部の破損でもすべて取り替えなければいけないことも十分あり得ますので、費用面はしっかりと見積もりをして出しておくことが重要です。

新オフィスの物件探しもポイントを決めておく

上記の事務所移転作業ももちろん大事ですが、移転する先の物件探しも当然ですが重要です。

押さえるべきポイントとしては、下記が挙げられます。

・最寄駅からの徒歩時間や周辺エリアの環境など立地面
・勤務している社員の通勤時間や交通費
・家賃や更新料などの費用面
・電話回線数などの設備面
・駐車場の有無

事務所選びをするうえで立地は非常に重要です。それに伴い賃料なども変わってきますがあまりにも場所が悪いと社員も働きづらくなります。

また、立地が良く賃料が高くても社員の交通費が軽減できる場所であれば、結果的にコストを抑えられる可能性もありますので、トータル的にチェックをすることが重要です。

来客があることも含めて、駐車場の有無についても確認しておきましょう。

事務所移転に欠かせない手続きとは

ここからは、事務所を移転するにあたって欠かせない手続きを見ていきます。

転居届を提出する

まずは、郵便局に郵便物届出変更届を提出します。この手続きをしなければ、新たな移転先に郵便物が届きません。移転をした先の近くにある郵便局で手続きができますので、忘れずに行いましょう。

本店・支店移転登記申請書を提出する

本店・支店移転登記申請書は法務局に提出します。提出期限が設けられており、本店の場合は移転をしてから2週間以内、支店の場合は3週間以内です。変更する際は、登記簿謄本・定款・印鑑証明書・株主総会議事録または取締役会議事録が必要なのでご用意ください。

異動届出書を提出する

移転後にするしなければいけない手続きが、異動届出書を税務署に提出することです。事務所を移転する前と移転後のどちらの管轄税務署に提出しなければいけないためご注意ください。また、提出の際は法人登記簿謄本・登記事項証明書・定款等の写しを持っていきましょう。

適用事業所所在地・名称変更届を提出する

健康保険料や年金を扱う年金事務所には、適用事業所所在地・名称変更届を提出しなければいけません。これは移転をしてから5日以内に提出しなければならないため、忘れずに行いましょう。郵送もしくは電子申請も可能なので、足を運ぶ時間がない人はぜひ活用してください。

法人の場合は提出不要なものも

労働保険所在地等変更届と雇用保険事業主事業所各種変更届については、法人の場合は提出しなくても構いません。

提出しなければいけない場合は、移転をしてから10日以内と定められていますので、移転後の事務所を管轄している労働基準監督署と公共職業安定所に提出してください。

また、場合によっては移転後の登記簿謄本のコピー、もしくは賃貸契約書のコピーが必要となることもゼロではないため、前もって用意しておいた方が良いです。

事務所移転をうまく進める方法

ここからは、事務所移転をスムーズに進めるための方法について解説していきます。

業務とのバランスを考慮する

事務所の移転をスムーズに進めるためには、やはり業務とのバランスを保つことは重要です。

例えば、事務所移転の近い日に大きなプロジェクトや納期が迫っている業務がある場合、うまく仕事を進められない可能性があります。

業務についてはクライアントがいる場合、大変な迷惑をかけてしまうだけでなく信用を失うことにも繋がりかねません。

また、事務所を移転してからはしばらくバタバタと落ち着かないことも踏まえて、仕事の妨げにならないようスケジュール調整する必要があります。

従業員のスケジュールも把握する

事務所の移転が決まったら、従業員のスケジュールも把握しておきましょう。会社の規模によっても変わってきますが、複数の部署がある場合は部署ごとにやらなければいけない作業もあると想定してください。

事前に従業員へ事務所移転のスケジュールを告知しておくことで、そこに合わせて各自業務を進めてくれるなど、スムーズに移転作業ができる準備が整えられます。

荷造りは早めに終わらせておく

事務所移転の場合、移転日ギリギリまで業務で使用する機器などはあるでしょう。そのため、なかなか梱包作業が進められないことも少なくありません。

そのため、なるべく早く梱包できるものから済ませておき、移転日には最低限のものを詰めるというイメージで動いておいた方が良いです。

また、移転先の事務所に着いた際、効率良くモノを出して設置していくには段ボールに何が入っているか記載しておく、または番号を振っておくなど工夫をしてみましょう。

事務所移転にかかる費用とは

事務所移転にかかる費用はいくらになるのでしょうか。また、あわせてお得に移転ができる方法についても紹介していきます。

引っ越し費用と不用品の処分費用がかかる

事務所を移転するにあたり、引っ越し費用と不用品の処分費用がかかります。引っ越し費用の目安としては、社員一人当たり3万円が相場です。

そして、不用品を処分するにあたり回収代金がかかりますので引っ越し費用と共に頭に入れておいてください。

回収するモノによって代金は異なりますので、事前に事務所エリアを管轄している役所に問い合わせて見積もりを出してもらう、もしくは不用品回収業者に依頼をして見積もりを出してもらうなど手配をしておきましょう。

また、最近では不用品回収費用を軽減するため、アプリを使いモノを売る、もしくは無料で引き取ってもらうという方法もあります。

移転先の事務所で使用しないオフィス機器やデスク・チェアーなどは、回収費用がかかるくらいであれば売ってしまうことも検討しましょう。

新しいオフィスの費用

新しい事務所を構えるにあたり、事業を開始する際下記の費用がかかってきます。

・不動産取得費用
・内装工事費用
・ネットワーク工事費用
・什器購入費用

内装工事についてはあくまで目安となりますが、だいたい1坪で10万円程度です。そして、ネットワーク設備を整えるための工事については、だいたい1人当たり5万円ほどかかります。

社員の人数によっても変わってきますので、こちらも事前にある程度予算組しておいた方が良いです。

さらに、新しい移転先事務所の敷金や仲介手数料などもかかりますので、それらも含めて計算しておきましょう。

目安として事務所物件に対しての敷金は50坪でおよそ家賃4ヶ月から8ヶ月といわれています。また、火災保険も2万円程度かかってきますので、結構な出費となるためきちんと把握しておきましょう。

移転費用を抑えるには業者を一つにまとめること

事務所を移転するにあたり、引越し業者・内装工事業者・ネット配線工事業者などが異なると、費用がかさんでしまう可能性が高いです。

そのため、オフィスの移転をトータルサポートしている業者に依頼をすると、移転費用を抑えられます。

業者が別々だと、各社の連携が必要となり手間も増えるため、作業に時間を要することも踏まえるとすべてを一任できるところに任せる方が良いでしょう。

事務所移転祝いに最適な贈り物とNGについて

事務所を移転する人に対しては、贈り物をする風習があります。ここでは、事務所移転祝いに最適な贈り物、一方で避けるべきものなどを解説していきます。

胡蝶蘭が定番

事務所移転のお祝いには、定番となる胡蝶蘭がおすすめです。胡蝶蘭は幸福が飛んでくるという花言葉があり、非常に縁起が良いです。また、香りもあまりないことから事務所に置着やすい点もおすすめの理由です。

赤いものは移転祝いとしてタブー

事務所移転のお祝いとして、赤い花を贈ることはタブーとなりますのでご注意ください。実は、赤いものは火事を連想させることから事務所移転だけに限らず一般家庭の引越しにおいても避けるべきとされています。

事務所移転祝いを贈るタイミング

事務所移転祝いを贈る場合は、移転をした日から2日ないしは3日後から2週間までが一般的な目安です。

移転日から1ヶ月以上経過すると大幅に遅れているため、既にお返し等も済んでいることから逆に迷惑となる可能性も否めません。

まとめ

事務所の移転はただ引っ越しをするだけでなく、業務に支障をきたさないよう意識をしつつ梱包作業などを進めなければいけません。

また、提出しなければならない書類も多くありますので、事前に何をしなければいけないかきちんと把握しておくことが大事です。

さらに、事務所の移転は想像以上の費用がかかり、従業員の数にもよりますが目安として相場を調べておきましょう。

取引先が事務所の移転をする場合、お祝いを贈ることもあり得ます。その際は、いつ贈れば良いのか、何を贈るべきで何がタブーとされるかなどルールも知っておいてください。

スムーズに事務所の移転ができるよう、事前に手続きの流れを把握し準備しておきましょう。

事務所を移転するにあたり、オフィス家具を揃えなければいけませんが気になるのは費用面です。初期費用がかかってしまうと移転時の負担は大きくなりますので、できれば軽減したいと考える人は少なくないでしょう。サブスクライフでは、月額料金でおしゃれな家具を利用できますので、移転を繰り返す場合でも活用できます。

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